Conditions générales NCOI Learning, M&D Seminars et Informations Fiscales

  1. Les relations contractuelles entre NCOI NV/SA, dont le siège social est établi Motstraat, 30 à 2800 Malines, enregistrée à la BCE sous le numéro 0456.675.010 (ci-après dénommée « NCOI »), et le client sont régies par les présentes conditions générales, le bon de commande, les factures et les conditions spécifiques éventuelles (le tout étant dénommé ci-après « le Contrat »). Le Contrat annule et remplace tous les accords, propositions et engagements oraux ou écrits qui ont le même objet et qui précéderaient la date du présent Contrat. Le Contrat prime les conditions générales et/ou autres du client, même si ces dernières prévoient qu’elles s’appliquent de façon exclusive.  Toute dérogation au Contrat n’est possible que moyennant l’accord préalable et écrit de NCOI. NCOI se réserve le droit de modifier les dispositions du Contrat.                   

  2. Les prestations de NCOI ont pour objet l’organisation de formations, journées d’étude, trainings, coaching, formules de formation, programmes d’accompagnement, trajets de développement, e-learning, formations en ligne et toutes autres formes de formation ainsi que le soutien logistique et organisationnel de formations pour le client. Les prestations seront collectivement dénommées ci-après « (les) Formations ».
    • Les « Formations Ouvertes »sont des formations auxquelles le client peut participer, en même temps ou non que d’autres clients. Sont notamment visés ici, sans que cette énumération soit limitative : les ventes one-off de formations, les packages de formation.
      • Les « Formations en ligne »sont des Formations Ouvertes qui peuvent être suivies par voie électronique. Sont notamment visées ici les Formations en ligne en direct, les Enregistrements de Formations en ligne.
      • Les « Formules de formation »sont des packages ou formules spécifiques de Formations Ouvertes (par exemple des abonnements).
    • Les « Formations Intra-Entreprise »sont des formations auxquelles seuls les travailleurs ou relations du client peuvent participer.

      Sauf stipulation contraire, le client reconnaît que les Formations sont des produits standard qui n’ont pas été créés spécifiquement pour ses besoins. Par conséquent, le client accepte que NCOI ne concède aucune garantie et n’endosse aucune responsabilité quant à l’adéquation des Formations aux besoins spécifiques du client. NCOI prend toutes les mesures raisonnables pour fournir au client les informations les plus complètes et correctes possibles, sans toutefois concéder aucune garantie à cet égard.                 
  3. Formations Ouvertes (y compris notamment les Formules de formation et les Formations en ligne)
  • Inscription - Toute inscription à une Formation Ouverte par le client doit être effectuée par voie électronique ou par écrit. Les inscriptions par téléphone ne sont pas acceptées.  Le Contrat entre NCOI et le client ne voit le jour qu’après confirmation écrite ou électronique de l’inscription du client par NCOI. Une fois cette confirmation effectuée, NCOI envoie une facture.

  • 2Modalités de paiement - Sauf stipulation contraire, toute facture est payable au comptant. Pour les Formations Ouvertes, le montant de toute facture qui n’est pas payé au début de la Formation sera majoré, de plein droit et sans mise en demeure préalable, d’un intérêt de 1 % par mois, chaque mois entamé étant considéré comme un mois complet, ainsi que d’une indemnité forfaitaire correspondant à 15 % du montant des factures impayées, avec un minimum de 25,00 €. NCOI se réserve à tout moment le droit d’appliquer pour toutes les Formules de formation le principe de la facturation anticipée au prix de vente en vigueur à ce moment-là.
  • Durée et annulation - Si le client est empêché de participer à une Formation Ouverte, il peut toujours, sauf stipulation contraire, se faire remplacer par une autre personne. Le client peut, sauf stipulation contraire, annuler sans frais sa participation à une Formation Ouverte ou opter pour une participation à une autre session de la même Formation Ouverte, par écrit et jusqu’à deux semaines avant le début de la Formation Ouverte.  Ensuite, l’intégralité du prix de la Formation Ouverte est due. Si le client annule l'inscription après qu'elle ait été modifiée par NCOI à la demande du client, le prix total de la formation ouverte sera dû. NCOI se réserve le droit de facturer des frais administratifs pour toute modification à la demande du client.

  • 3.1 Formule de formation - La durée d’une Formule de formation est reconduite automatiquement, chaque fois pour des périodes consécutives égales à la période convenue initialement, à moins que le client ne notifie son préavis par écrit à NCOI au plus tard 1 mois avant l’échéance de la Formule de formation. Toute annulation de la commande d’une Formule de formation par le client doit se faire par écrit dans les 15 jours calendrier qui suivent la date de commande et doit être acceptée par NCOI. La commande d’une Formule de formation ne peut être annulée que si, au moment de l’annulation, il n’a pas encore été fait usage de la Formule de formation. En cas d’annulation de la commande d’une Formule de formation, le client est redevable d’une indemnité forfaitaire correspondant à 15 % de la valeur de la commande annulée.  Si le client souhaite annuler son inscription à une formation spécifique comprise dans une Formule de formation, les règles concernant l’annulation de cette formation spécifique sont d’application.

    En cas d’achat de Formules de formation personnelles, celles-ci sont personnelles et nominatives et ne peuvent être transférées à une autre personne.  Dans ce cas, le client qui ne peut participer à la formation ne peut pas non plus se faire remplacer par une autre personne.

  • 3.2 Formations en ligne en direct - Pour les Formations en ligne diffusées en direct, le client peut, jusqu’à trois jours avant le début de la Formation en ligne en direct, annuler sans frais son inscription ou opter pour une participation à une autre session de la même Formation en ligne en direct. Ensuite, l’intégralité du prix de la Formation en ligne en direct est due.  En cas de non-participation à une formation en ligne en direct, le client a toujours la possibilité de se faire remplacer par une autre personne, sans frais additionnels. 

  • 3.3 Enregistrements de Formations en ligne - L’inscription à un Enregistrement de Formation en ligne ne peut être annulée. Cette inscription est personnelle et nominative et ne peut être transférée à une autre personne.  Dans ce cas, le client qui ne peut participer à la formation ne peut pas non plus se faire remplacer par une autre personne.
  1. Formation Intra-Entreprise
  • Inscription - Pour une Formation Intra-Entreprise, le Contrat entre NCOI et le client ne voit le jour qu’après signature d’un contrat spécifique. Pour le montant à payer mentionné dans le Contrat, le client reçoit une facture à la fin du mois au cours duquel la Formation Intra-Entreprise a eu lieu.   Pour les Formations Intra-Entreprise étalées sur une plus longue période, le nombre de jours prestés est facturé mensuellement.

  • Organisation - Pour les Formations Intra-Entreprise, le client reçoit une proposition basée sur les informations dont NCOI dispose à ce moment-là. Le client garantit à NCOI que ces informations, nécessaires pour le développement et la mise en œuvre de la Formation Intra-Entreprise, sont complètes et correctes.  NCOI dispense les Formations Intra-Entreprise en toute indépendance et s’en tient au programme développé sur la base de la concertation entre NCOI et le client. Le client fournit à temps à NCOI tous les documents et toutes les informations nécessaires à NCOI pour pouvoir mettre en œuvre la Formation Intra-Entreprise conformément au planning convenu.  Pendant les journées de formation prévues, les collaborateurs du client qui participent à la Formation Intra-Entreprise doivent être totalement disponibles.  Les collaborateurs du client qui participent à la Formation Intra-Entreprise doivent avoir la possibilité d’exécuter pendant les heures de travail des missions concernant la Formation Intra-Entreprise. Le client n’impliquera des tiers dans la Formation Intra-Entreprise qu’avec l’approbation de NCOI.

  • Modalités de paiement - Sauf stipulation contraire, toute facture est payable au comptant. Pour les Formations Intra-Entreprise, le montant de toute facture qui n’est pas payé dans les 30 jours de la date d’émission de la facture sera majoré, de plein droit et sans mise en demeure préalable, d’un intérêt de 1 % par mois, chaque mois entamé étant considéré comme un mois entier, ainsi que d’une indemnité forfaitaire correspondant à 15 % du montant des factures impayées, avec un minimum de 25,00 €.

  • Annulation - Pour les Formations Intra-Entreprise, les règles sont les suivantes. Le client peut annuler sans frais jusqu’à 5 semaines avant le début de la Formation Intra-Entreprise. En cas d’annulation entre 5 et 2 semaines avant le début de la Formation Intra-Entreprise, le client paie 50 % du montant mentionné dans le Contrat. En cas d’annulation moins de 2 semaines avant le début de la Formation Intra-Entreprise, l’intégralité du montant mentionné dans le Contrat reste due.  En cas d’annulation moins de 5 semaines avant le début de la Formation Intra-Entreprise, le client paie également tous les frais déjà encourus par NCOI dans le cadre de la préparation de la Formation Intra-Entreprise (p.ex. le temps de préparation du formateur, les frais de réservation des salles de cours...). Le client peut reporter sans frais les journées de formation prévues d’une Formation Intra-Entreprise jusqu’à 5 semaines avant le début des journées de formation prévues.  En cas de report des journées de formation prévues d’une Formation Intra-Entreprise entre 5 et 2 semaines avant les journées de formation prévues, le client paie, en plus de la rémunération convenue de la journée de cours, une indemnité supplémentaire égale à 25 % de la rémunération de la journée de cours.  Si le client reporte les journées de formation prévues d’une Formation Intra-Entreprise moins de deux semaines avant le début des journées de formation prévues, le client paie, en plus de la rémunération convenue de la journée de cours, une indemnité supplémentaire égale à 50 % de la rémunération de la journée de cours. En cas de report des journées de formation prévues d’une Formation Intra-Entreprise moins de 5 semaines avant le début des journées de formation prévues, le client paie également tous les frais déjà encourus par NCOI pour la réservation des salles de cours concernant cette Formation Intra-Entreprise. Par ailleurs, la nouvelle date de la Formation Intra-Entreprise convenue entre NCOI et le client doit tomber dans les 6 mois qui suivent la date initialement convenue.  Pour les formations qui ont été reportées dans la période mars - août 2020 (Covid-19), la règle est que la nouvelle date doit tomber dans l'année suivant la date initialement convenue. Un seul report des journées de formation prévues d’une Formation Intra-Entreprise est autorisé. Dans le cas d’un 2e report, les conditions en vigueur en cas d’annulation d’une Formation Intra-Entreprise, telles que définies ci-dessus, sont d’application.                    
  1. Les documents commerciaux et les offres de NCOI ne créent aucun engagement dans le chef de NCOI.

  2. Tous les prix de NCOI s’entendent hors TVA (sauf stipulation contraire). Les prix applicables sont ceux en vigueur au moment de la réalisation du Contrat entre NCOI et le client.                  

  3. NCOI est autorisée à imputer les frais de mise en demeure et de rappel. Dans la mesure où le client reste en défaut d’acquitter une ou plusieurs factures à l’égard de NCOI, NCOI est en droit de suspendre toute participation du client à des Formations Ouvertes et/ou de suspendre la poursuite de l’exécution de Formations Intra-Entreprise jusqu’au paiement intégral de toutes les dettes, y compris les indemnités et les intérêts de retard.           

  4. NCOI se réserve le droit de modifier les prix pendant la durée du Contrat. NCOI se réserve également le droit de modifier la périodicité de facturation, de passer d’une facturation delivery-based (= facture par fourniture) à une facturation timed-based (= facture pour une période déterminée) ou inversement, d’appliquer le principe d’une facturation groupée (= facturation de différents Contrats dans une même facture) et, d’une manière générale, de modifier le mode de facturation. Toute dérogation à la périodicité de facturation fixée par NCOI doit être demandée par écrit par le client et ne sera autorisée que moyennant l’accord formel de NCOI. Pareille dérogation pourra donner lieu à l’imputation de frais supplémentaires par facture à établir.

  5. NCOI a le droit de compenser ses créances vis-à-vis du client par d’éventuelles créances que le client pourrait avoir vis-à-vis de NCOI.

  6. NCOI prendra toutes les mesures raisonnables afin que les Formations commandées aient lieu. En cas de circonstances imprévues ou inévitables (p.ex. pour cause d’absence de révision de loi concernant les évolutions récentes, en cas de maladie, de problèmes de télécommunication, de panne, de manquements de fournisseurs et d’enseignants de NCOI), NCOI peut annuler les cours, ou en modifier le contenu, la date/les dates, le lieu ou les prestations (en classe/en ligne. Dans ces cas, le client peut annuler sa Formation ou opter pour une participation à une session suivante de cette Formation annulée ou modifiée.  En cas d’annulation suite aux situations susmentionnées, les factures éventuellement payées par le client seront remboursées sur demande, sans intérêt ni autre indemnité.  NCOI se réserve le droit de changer de formateur(s) si NCOI estime que c’est nécessaire pour la mise en œuvre et la qualité de la Formation.              

  7. Sauf engagements explicites souscrits par NCOI en vertu du Contrat, la responsabilité de NCOI se limite à celle imposée de façon impérative par la loi. NCOI n’est pas responsable des dommages indirects, comme la perte de chiffre d’affaires, le manque à gagner ou toute augmentation des frais généraux.  NCOI n’est pas davantage responsable des dommages éventuels découlant du non-respect du Contrat par le client, ni des défauts qui ont été causés directement ou indirectement par le fait du client ou d’un tiers, que ces défauts aient été causés par une faute ou une négligence.  Dans l’hypothèse où la responsabilité de NCOI est retenue, NCOI est uniquement tenue de remplacer la Formation, et si un remplacement est impossible, d’en rembourser le prix.                   

  8. Le tribunal de première instance de Bruxelles, le tribunal de commerce de Bruxelles et la justice de paix du premier canton de Bruxelles sont seuls compétents pour connaître de tout litige concernant le Contrat, et NCOI ne peut être citée que devant ces juridictions. Le Contrat est régi par le droit belge.       

  9. Sauf exceptions légales, le contenu et la documentation d’une Formation ne peuvent en aucun cas faire l’objet, en tout ou en partie, d’une reproduction, d’une traduction, d’une adaptation ou d’un enregistrement sous quelque forme et de quelque manière que ce soit, et le contenu et la documentation d’une Formation ne peuvent en outre pas être communiqués ou transmis au public, en tout ou en partie, sous quelque forme et de quelque manière que ce soit (par exemple de manière électronique ou mécanique) sans l’accord écrit et préalable de l’ayant droit ou de NCOI.

  10. Sauf accord préalable de NCOI, le client ne communiquera aucune information à des tiers concernant l’approche, la méthode, les études de cas utilisées, etc.

  11. Les données communiquées par le client seront enregistrées dans le fichier de NCOI. Ces données seront utilisées en vue de l’organisation de campagnes d’information ou de promotion en relation avec les formations proposées par NCOI, et/ou dans le cadre des relations contractuelles entre le client et NCOI. Moyennant le consentement explicite du client, NCOI peut également transmettre les coordonnées du client à des tiers (partenaires commerciaux, filiales) à des fins de marketing direct. En l’absence de consentement explicite, ces données ne seront ni utilisées ni transmises à ces fins.

    Dans le cadre des relations contractuelles entre le client et NCOI, les données du client seront exclusivement traitées par NCOI et par les responsables du traitement désignés par NCOI, avec lesquels les accords contractuels requis auront été conclus. NCOI ne conservera aucune donnée en dehors de l’Espace économique européen sans en informer le client au préalable, notamment en ce qui concerne les garanties appropriées dans le cadre d’un transfert des données, et, si nécessaire, obtiendra le consentement du client. Les données à caractère personnel suivantes pourront être partagées par NCOI (sous la forme d’une liste des participants) avec le formateur et les autres participants à la formation spécifique à laquelle le client s’est inscrit : nom, prénom, fonction et nom de l’entreprise. Par ailleurs, NCOI peut, pendant certaines formations, produire du matériel visuel qui pourra ensuite être utilisé via les canaux de communication de NCOI. Si le client ne souhaite pas être repris dans la liste des participants ou ne souhaite pas apparaître dans le matériel visuel, il est tenu de le signaler lors de l’inscription.

NCOI s’efforcera de prendre toutes les mesures techniques et organisationnelles raisonnables afin de protéger et de sécuriser les données contre toute destruction accidentelle ou non autorisée, contre la perte accidentelle, ainsi que contre la modification des données à caractère personnel, l’accès à ces données et tous les autres traitements non autorisés, compte tenu de l’état de la technique.  Les données qui ne sont plus nécessaires ou utiles seront effacées.

Le client a toujours le droit de consulter ses données, d’en demander la rectification, l’effacement ou le transfert et de s’opposer à l’utilisation de ses données à des fins de marketing direct.  Une telle demande est gratuite, sauf si dans les six mois qui précèdent, l’intéressé avait déjà fait une telle demande ou avait formulé une demande pour obtenir des copies supplémentaires, auquel cas NCOI a le droit d’exiger le paiement de frais raisonnables basés sur les coûts administratifs résultant de la nouvelle demande.  Pour plus d’informations, le client peut consulter la Privacy Policy de NCOI sur le site https://formations.NCOI.be/confidentialite, nous contacter via https://formations.NCOI.be/contact/ ou contacter l’Autorité de protection des données auprès de laquelle le client a toujours le droit de déposer plainte.

  1. L’éventuelle nullité d’une des dispositions du Contrat n’aura aucune influence sur la validité des autres clauses, malgré la nullité de la clause contestée. Les parties mettront tout en œuvre pour remplacer, de commun accord, la clause nulle par une clause valable ayant un impact identique ou similaire à celui de la clause nulle.                   
  2. L’absence de mise en œuvre d’un droit ou la non-application d’une sanction par NCOI ne constitue en aucun cas l’abandon d’un droit.